企业邮箱一旦容量占满，最直接的后果就是收不到外部邮件。客户报价发不过来，供应商通知被退信，等发现时往往已经耽误了好几天。容量问题，本质是数据管理问题。
**步：清理大附件。邮箱空间占用**的通常是历史邮件里的附件，不是文字本身。把重要附件下载保存，再删掉对应的大邮件。
第二步：清理已删除和垃圾箱。很多人不知道，已删除文件夹和垃圾邮件也是占空间的，清空后往往立刻多出几个G。
第三步：按时间归档。半年以上、已经完结的业务邮件，可以导出存档后删除，只保留近期往来。
看套餐是否支持在线扩容。主流企业邮箱都支持升级到**容量或不限容量版本，不用迁移数据。
看要不要开通邮件归档。对金融、外贸、法务要求高的企业，归档不只是省空间，更是合规和审计需要。
看共享邮箱怎么分。销售、客服、财务共用的邮箱，单独规划容量，别让一个人占满整个部门的空间。
重要附件及时下载并归档到公司文件库；超过一年的业务邮件定期整理；别把企业邮箱当网盘存文件；新员工入职时就配好合适的容量。
Q：换邮箱服务商，历史邮件能搬过去吗？
A：可以，主流服务商都提供邮箱搬家工具，按域名批量迁移，旧邮件不会丢。
Q：容量大就安全吗？
A：容量和安全是两回事。反垃圾、登录保护、二次验证这些才是防攻击的关键。
邮箱满了先做清理和归档，再决定扩容。把附件单独存放、定期整理历史邮件，比一味买大空间更长久。
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